SPAM E-MAIL: Como funciona e como evitar que o seu e-mail vá para o SPAM

Não há nada mais desagradável do que abrir o e-mail e encontrar uma série de SPAMs, certo?

Bom, em partes! Garanto que não encontrar aquele e-mail que você tanto gosta porque ele foi parar na caixa de SPAM pode ser tanto ou mais desagradável.

Agora imagina o pesadelo que isso pode se tornar se é você quem prepara um super e-mail e ele acaba indo parar no SPAM de sua base?! Não gosto nem de pensar!

A boa notícia é que é possível evitar que seu e-mail caia no SPAM! E é sobre isso que vamos falar neste artigo!

Confira aqui as as principais características do SPAM e-mail, porque ele é tão prejudicial e de que forma evitar que o seu e-mail vá parar na caixa de SPAM de seus Leads e clientes.

Vamos lá?

Chega de SPAM E-mail!

Todo o tipo de mensagem enviada em massa e sem a solicitação prévia dos destinatários é considerada SPAM.

O SPAM e-mail prejudica muito as ações sérias de marketing digital, além de interferir no funcionamento de sistemas. Além disso, podem se tornar algo incômodo e muito prejudicial na medida em que podem abrir espaço para invasores e práticas criminosas como roubo de dados, fraude e disseminação de vírus.

A grande questão é que, muitas vezes, a intenção de quem enviou não era essa, muito pelo contrário. E, por alguma razão (que vamos descobrir mais abaixo) um e-mail sério e com conteúdo valioso foi considerado automaticamente como um SPAM pelo provedor.

Uma das principais razões pela qual um e-mail é considerado SPAM está relacionado a configuração dos filtros de e-mail anti-SPAM. E evitar isso não depende só do destinatário, pois está diretamente relacionada à utilização de boas práticas pelos remetentes.

SPAM = Monty Python + presunto

Antes de nos aprofundarmos sobre o que faz ou não um e-mail ser considerado SPAM vamos voltar um pouco no tempo e entender de onde vem esse nome…

Dentre as diversas versões sobre a origem do nome SPAM, a mais aceita envolve uma marca de presuntos enlatados americana e o programa de humor Monty Python.

A marca em questão é a SPAM, uma abreviação de spiced ham (tradução: presunto apimentado),ou seja SPiced hAM.

E o que Monty Python tem a ver com isso?

É que durante um quadro do programa, uma cena mostrava uma senhora lendo o cardápio de uma lanchonete no qual todos os pratos eram acompanhados pelo presunto SPAM.

E mesmo a personagem dizendo que não gostava e não queria SPAM, as outras pessoas continuavam insistindo no “acompanhamento”.

Dessa forma, após uma enquete do grupo Monty Python, o termo SPAM acabou virando sinônimo de alguma coisa ruim que os outros insistem em “empurrar” para você.

O que caracteriza um SPAM?

No geral, existem duas situações mais comuns que acabam fazendo com que um e-mail vá parar na caixa de SPAM.

1 – A primeira situação é quando o próprio usuário marca uma mensagem como SPAM.

Em alguns casos, foi o próprio usuário que fez o cadastro para receber o e-mail, mas por algum motivo,como por exemplo a insatisfação com a empresa ou mesmo esquecimento, acaba marcando a mensagem como SPAM.

2 – Já a outra causa provável do envio de e-mail para a caixa de SPAM é o próprio sistema de controle anti-spam dos provedores como Gmail, Outlook, Hotmail, entre outros.

Esses sistemas identificam determinados fatores por um padrão comum de mensagens e os enviam automaticamente para o SPAM.

Alguns tipos de e-mail, que costumam ter esses padrões, têm  maior chance de serem considerados como SPAM por provedores. São eles:

Propagandas

Talvez o tipo mais comum de SPAM e-mail seja aquele repleto de propagandas, enviado por empresas pouco conhecidas ou novas no mercado. Isso acontece principalmente porque essas empresas compram listas de e-mail ao invés de conquistá-las.

Boatos

Histórias falsas, com tons sensacionalistas e com o intuito de fazer com leitores compartilhem e encaminhem a mensagem para seus outros contatos.

Correntes

Uma das formas mais antigas de SPAM e muito semelhante aos boatos, as correntes também induzem os destinatários a encaminhar a mensagem.

Normalmente, esse tipo de e-mail promete algum benefício ou prêmio para quem encaminhá-lo para X pessoas. Nem precisa dizer que isso é mentira, né?!

Golpes

Por muito tempo, criminosos da internet enviavam (e ainda enviam) e-mails com ofertas enganosos levam o usuário a um site clonado ou mesmo um e-mail que se passa como se tivesse sido enviado por alguém da sua lista ou amigo.

Outro tipo de golpe cada vez mais comum são e-mails que parecem ser enviados por algum prestador de serviço com alguma cobrança, mas na verdade são mais uma tentativa de extorquir dinheiro dos usuários.

Esse tipo de SPAM é um dos mais perigosos, pois a maioria deles têm como objetivo roubar dados e senhas.

Vírus maliciosos

Esse tipo de e-mail busca fazer com que o destinatário baixe algum arquivo malicioso, como boletos e documentos. Tudo falso, é claro, e repletos de vírus!

10 cuidados para evitar que seu e-mail vá para o SPAM?

Ok! Já sabemos que os e-mails que você envia não se encaixam em nenhum desses listados acima, certo? Bom, espero que sim!

Afinal de contas, o SPAM e-mail pode prejudicar muito o seu negócio, colocando em risco a segurança dos dados pessoais e empresariais, a integridade de seus e-mails e da própria marca, e também o IP de sua ferramenta de envio e automação.

Conheça algumas dicas fundamentais para evitar que sua mensagem seja considerada um SPAM e-mail.

Como sabemos, o e-mail marketing é uma das principais e mais poderosas ferramentas do marketing digital e por isso, é de extrema importância que essa mensagem chegue bem direitinho na caixa de entrada do seu público-alvo.

E para ajudar você a fazer com que seu e-mail marketing chegue na caixa de entrada e cumpra o seu papel, preparamos algumas dicas matadoras. Confira:

1. Escolha bem a sua ferramenta de envio

É preciso conhecer muito bem a reputação da empresa que você irá contratar para realizar o envio de e-mails em massa.

As sugestões são:

• fazer uma pesquisa no Google, ou
• Conversar com profissionais que já trabalham com a ferramenta.

Além disso, pesquise a avaliação do Internet Protocol – IP – que irá enviar os e-mails. Se você é iniciante, busque o suporte do canal de atendimento e questione sobre a reputação do endereço de IP.

Outra opção é utilizar o SenderScore.org, um serviço que monitora e avalia a reputação de envio de IPs.

Aqui na Conexorama utilizamos o RD Station, que é uma das ferramentas mais completas para envio de e-mails integrada a ações de Inbound Marketing.

2. Conteúdo de qualidade e no equilíbrio

Nem só de lindas imagens sobrevive um e-mail marketing.

Uma das boas práticas recomendadas é o cuidado em entregar um conteúdo de texto de qualidade, com uma boa interação com as imagens. O ideal é encontrar um equilíbrio, uma sugestão é utilizar 40% de imagem e 60% de texto.

Além disso, busque sempre utilizar um layout responsivo, pois os acessos via mobile crescem a cada dia.

3. Dê total atenção ao assunto do e-mail

Existem uma série de palavras e expressões que deveriam ser proibidas no assunto de um e-mail marketing. São elas:

• Palavras-chaves relacionadas à vendas: compre, aproveite, oferta, promoção, entre outras…
• O senso de urgência dado por algumas palavras pode até ser recomendado no conteúdo, mas no assunto do e-mail podem ser perigosas: última chance, urgente, 24 horas…
• Os call to actions, assim como as palavras que dão senso de urgência, podem ser encaradas como SPAM, já que tem como objetivo a persuasão do usuário: clique, assine, veja…
• Expressões relacionadas a oportunidade de emprego e de capacitação também devem ser evitadas: oportunidade de trabalho, vagas, curso…
• Palavras que podem sugestionar que o destinatário irá ganhar dinheiro ou ter vantagem sobre algo também são arriscadas: renda extra, trabalhe em casa, dinheiro rápido…
• Outro perigo são palavras relacionadas a promessas de estética e emagrecimento: emagreça, perca peso, fique sarado…

4. Escolha o HTML

Um estudo realizado pela Hubspot comprovou  que os leitores preferem receber e-mails em formato HTML. Isso significa que, esses e-mails em HTML possuem uma interação bem maior que aqueles que tem apenas texto.

Além disso, o HTML garante que, mesmo que o leitor (ou seu provedor) não autorize a exibição das imagens, ele receba o conteúdo.

Tudo isso resulta na redução das chances do e-mail ser marcado ou enviado para o SPAM.

5. Conquiste uma boa avaliação dos provedores de e-mail

Como você já sabe, os provedores de e-mail possuem filtros anti-SPAM e a reputação dos seus e-mails está diretamente relacionada ao bloqueio ou não de suas mensagens.

Para conquistar uma boa reputação, os provedores analisam uma série de fatores, por exemplo:

• Taxa de reclamações de recebimento e de conteúdo;
• Taxa de usuários desconhecidos;
• Infraestrutura de envio;
• Índices de SPAM traps;
• entre outros.

Uma das formas de avaliar se seu e-mail tem ou não uma boa reputação é contar com ferramentas como o SenderScore.org, que já citamos mais acima.

6. Tenha seu próprio mailing

Um dos maiores erros que uma empresa que investe em marketing digital pode cometer é comprar listas de e-mails.

Isso porque a maioria desses dados é formada por Leads desengajados, em alguns casos inexistentes, ou que dificilmente poderão ter interesse em seu serviço ou produto.

Se mesmo assim você ainda tem dúvidas sobre essa prática descubra toda a verdade sobre comprar listas de e-mail.

7. Não se esqueça do opt-in e opt-out

Para que você converta um visitante em Lead é preciso que ele encontre o local onde deixar seus dados para o recebimento de seus e-mails, por isso, garanta um opt-in em seu site.

Ao mesmo tempo, você deve dar ao seu Lead a oportunidade de deixar de receber os seus e-mails e é aí que entra o opt-out nas suas mensagens.

8. E-mail: escrever para converter

Entre todas as dicas de boas práticas de e-mail marketing, uma merece maior atenção: o Copywriting, uma abordagem de escrita feita para a conversão e engajamento de Leads.

Tenha sempre em mente que quando um Lead aceita receber os seus materiais ele está em busca de conteúdos relevantes, que definitivamente irão ajudá-lo a resolver um problema. 

Por isso, capriche nas informações, entregue valor, atenção com as formas de apresentação e na qualidade do material enviado!

9. Humanize seu remetente

O nome do remetente pode ajudar bastante o seu e-mail ser reconhecido pelo usuário. Por isso, nossa dica é que você escolha sempre um remetente familiar, de preferência humanizado, como no exemplo abaixo:

Nomes familiares e relacionados ao nome da empresa tornam o e-mail mais confiável, evita que a mensagem vá parar na caixa de SPAM e ainda auxilia na abertura deste e-mail.

10. Não deixe de assinar seus e-mails marketing

Uma assinatura personalizada em e-mails corporativos traz uma série de oportunidades e benefícios, entre eles uma maior credibilidade e identificação com a marca.

Além, é claro, de deixar a comunicação mais pessoal e humanizada.

Para ajudar você neste processo, indicamos um gerador de assinatura de e-mail profissional

Recapitulando….

Cuidado com a black list!

Nos itens listados logo acima, citamos a importância de oferecer aos usuários as opções de  opt-in e opt-out. Mas apenas oferecer essas opções não é suficiente, afinal de contas, é necessário agir a partir disso.

Se o usuário optou pelo opt-in e autorizou o envio de e-mails, excelente! Mas, caso o usuário mude de ideia e clique em opt-out, é essencial que esse contato seja excluído de sua base.

Isso acontece pois, se esse usuário informa que você não está mais autorizado a lhe enviar e-mails marketing mas você continua a fazer isso, a tendência é que ele marque seu e-mail como SPAM.  E isso tem um peso enorme na  sua reputação. Agora, imagine se o mesmo está acontecendo com outros Leads?

Mais marcações de SPAM, mais reclamações, piora na entrega. E mais: alguns provedores de emails podem rastrear o IP do servidor que está enviando essas mensagens e incluí-lo em uma black list.

Os IPs que estão na blacklist ficam extremamente comprometidos, já que seus e-mails são imediatamente considerados SPAM. E mais, essa lista é sempre compartilhada com outros servidores e sair de uma black list é algo extremamente difícil.

Por isso, já diziam nossos antepassados: melhor prevenir do que remediar! hehe

Então, cuide muito bem de cada detalhe dos seus e-mails, capriche nos copies e lembre-se sempre: os e-mails marketing devem ser enviados apenas para os usuários que deram a permissão.

[Extra] LGPD: como os e-mails serão afetados

Mesmo em meio a incertezas e um órgão regulador, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entra em vigor já em agosto. Isso significa que diversas estratégias de marketing digital precisarão se adequar e entre elas: o e-mail marketing.

De forma bastante resumida, podemos dizer que toda e qualquer comunicação com um Lead só poderá ser feita com seu consentimento.

Outro ponto que será bastante afetado diz respeito às segmentações. Já que para criar segmentações baseadas no perfil dos Leads será preciso obedecer uma série de limites, evitando assim práticas  invasivas e discriminatórias.

Além disso, os botões de opt-out deverão estar presentes e muito bem visíveis nos e-mails.

Como esse é um assunto que ainda gera muitas dúvidas, apesar de já estar em pauta há um bom tempo, a dica é entender bem como está o cenário de sua empresa e buscar o aconselhamento de um profissional.

Mas não espere a LGPD para realizar boas práticas de e-mail marketing! Como você já sabe, um SPAM e-mail pode causar um enorme estrago no seu trabalho.

Para mais dicas sobre boas práticas de marketing digital e novidades sobre o setor, fique ligado nos nossos conteúdos!