No momento que escrevo este artigo, estamos nos primeiros dias do ano e, por isso, é o momento certo para dar aquela atenção ao planejamento de Marketing Digital.
Contudo, estar atento aos relatórios de desempenho é uma atividade importante não apenas durante as revisões para um planejamento, mas por todo o exercício do ano. Se for o relatório de desempenho do funil de vendas, essa importância deve ser redobrada.
No artigo de hoje, vamos falar especificamente sobre os relatórios que mais acompanhamos no ano passado e os que vamos precisar manter a mesma atenção: os Relatórios de Desempenho do Funil do nosso Pipedrive.
Reunimos neste artigo alguns insights que tiramos quando olhamos o nosso desempenho real no ano passado. Confira!
O que você vai encontrar nesse artigo:
[Antes] A importância de um CRM de Vendas:
Já falamos diversas vezes aqui no blog sobre desenvolvimento do processo de vendas. Nesse contexto, indico dar uma olhada em alguns artigos, tais como:
- Vantagens de aplicar o Inbound Sales na sua empresa
- Pipeline de vendas: tudo o que precisa saber para construir o seu
- O que é follow-up de vendas, quando e como você deve fazer?
Você verá que defendemos um ponto chave em todos eles: a importância de um CRM para a equipe comercial.
O CRM não apenas será uma grande agenda dos vendedores, como fará com que cada cotação siga o fluxo (ou seja, o Pipeline) estipulado, resultando no ponto mais importante: as estatísticas de desempenho de cada etapa e de cada vendedor.
Se você ainda não utiliza nenhuma solução, isso deve ser o passo imediato para sua empresa (ainda mais se trabalha com vocês B2B – Business to Business, ou seja, vendas entre empresas, normalmente mais complexas).
Além de terem valores pequenos, a organização do processo (de só retirar do seu e-mail o que é proposta) resultará em crescimento de faturamento. Logo, essa ação tende a se pagar rapidamente.
1 – Como acesso os relatórios de Desempenho do Funil no Pipedrive?
Como vamos mostrar um caso real (isto é, o nosso desempenho durante um período de 12 meses), vou utilizar o caminho no nosso CRM de Vendas que utilizamos no momento, o Pipedrive.
Se você utiliza outro CRM, é válido investigar a parte de relatórios, mas arrisco a dizer que certamente terá as mesmas informações que vamos mostrar aqui. E se você utiliza também o Pipe, aproveite para verificar como você está se saindo 😉
Como o Pipedrive é muito intuitivo, é bem simples acessar os relatórios. Clique no menu do topo em “Estatísticas” e depois em “Relatórios”.
Lá, é válido conferir a configuração de tempo e de fluxo (quando você tem mais de um fluxo, como é o nosso caso com o fluxo de pré-vendas – SDR que temos). Essas informações ficam ali no canto superior esquerdo.
No nosso exemplo, colocamos o fluxo de vendas das nossas propostas de Inbound Marketing, assim como todo o período do ano de 2017. Assim, temos muitos dados para avaliar.
Depois, o foco será em dois relatórios (que você encontra no menu lateral esquerdo):
“Conversão de negócios” e “Velocidade dos negócios”.
2 – Relatório de Conversão de negócios no Pipedrive:
No primeiro relatório que vamos conferir, buscamos duas informações chave:
- A porcentagem dos negócios que foram concluídos;
- E a “saúde” de cada etapa do pipeline.
Para entendermos melhor, vamos já conferir como o relatório mostra os dados:
Para a primeira informação que buscamos, ela fica descrita tanto no título do relatório como na última etapa “Ganhos / Perdidos”.
No ano de 2017, tivemos 5% dos deals que entraram no Pipedrive ganhos.
E a cada 20 deals, 1 foi ganho.
Saber que a cada 20 negócios temos em média um novo cliente é chave, pois assim, se a meta de vendas for 5 novos clientes no mês, sabemos que Marketing precisa conquistar 100 deals para vendas (se possível 120, um pouco mais por uma margem de segurança). Logo, essa informação gera “previsibilidade” e segurança para bater a meta de vendas.
E a segunda informação é a saúde das etapas de vendas. Como assim saúde?
Algumas impressões mostram essa tal saúde. A primeira, e a mais comum, é que sim, até aqui no Pipeline, é importante que tudo esteja primeiro como em um formato de Funil.
Observe no print do nosso gráfico, o quanto a cor amarela (ou seja, os deals que foram seguindo as etapas) faz esse formato de funil. Do mesmo modo, é comum – e esperado – que a maior saída de negócios aconteça nas primeiras etapas, quando sua equipe está avaliando (e assim, evitando dar atenção para negócios não tão quentes).
Outro ponto chave é que quando mais houver avanço no pipeline, menor deverá ser a porcentagem do vermelho (isto é, de negócios perdidos). E aqui você pode me fazer duas perguntas:
Mas a etapa proposta tem apenas 9% de deals perdidos, não seria um sinal de “não saúde” do funil?
Como essa é uma etapa de “atividade”, onde tem mais a execução (a criação da proposta pela nossa equipe comercial) é bem comum que ela tenha a menor taxa de negócios perdidos. Não chega a ser um erro de funil, se estou ciente dessa característica na hora da avaliação.
A etapa “Negociação (Com Vídeo)” não tem nenhum negócio perdido (vermelho).
Sim, e geramos assim para mostrar no nosso print que quando você criar uma etapa nova (essa foi criada em janeiro, agora nos primeiros dias, só para termos uma visão separada das propostas com Vídeo Explicativo juntas), não terá dados de deals perdidos. Novamente, estar ciente dessa característica é chave na avaliação.
E podemos dizer que esse é um funil com saúde?
Sim. Ainda que 5% em vendas seja uma quantidade pequena (em 2016 foram 10%), tivemos um ano onde crescemos bem o nosso setor de vendas (em termos de equipe) e baixamos a régua da qualificação de Leads em Oportunidade, o que puxou o resultado pra baixo.
O passo para o nosso ano é justamente ir acompanhando mês a mês o desempenho de cada etapa, a porcentagens de negócios ganhos vs. abertos e buscando melhorar o desempenho de cada etapa do pipeline. Simples assim. 😛
3 – Relatório de Velocidade dos Negócios:
O segundo relatório mais importante é a Velocidade dos Negócios, ou seja, quanto tempo é necessário, em média, para fechar um negócio.
Pelo relatório, temos dois dados chave:
- A média para fechar um negócio são 23 dias;
- A média para um negócio ser perdido são 24 dias.
Esse dado mostra pra gente o quão longo é o nosso processo de vendas. Considerando vendas B2B, ele é relativamente rápido e sabemos que as ações do Marketing (as forças para transformar Leads em Oportunidades) tendem a impactar dentro do mês ainda.
Se nesse relatório (no seu Pipedrive) mostrar um período maior, no cálculo da previsibilidade de vendas, é preciso considerar essa informação na equação para bater a meta.
Esses são os dois relatórios que o gestor de vendas mais utiliza. Claro, o CRM apresenta mais dados, como esforço por atividades, quantos negócios ganhos e perdidos, além de mostrar o desempenho de cada vendedor. Mas agora você conhece os mais indispensáveis deles.
E você, já está olhando os números do seu funil de vendas da equipe comercial? Ficou com alguma dúvida? Deixe um comentário!
